Создаем систему автоматизации клиники
Главная Книги Учебники Журналы О нас Статьи Вакансии Контакты Подписка Консультации

Направления
нашей
работы

 

Открытие
стоматологических
клиник

Создание и лицензирование стоматологических клиник

- подбор помещений
- проектирование
- аудит документов
- подбор готовых клиник

Подробнее

- создание системы управления
- подготовка руководителей
- обучение администраторов

Создаем систему автоматизации клиники
Written by Виктор Акимов   

В каждой стоматологической клинике при определенном росте появляется некоторая точка кризиса, которая заключается в том, что руководитель клиники теряет контроль над потоком посетителей, количеством материалов, выполняемыми работами и так далее. Соответственно, начиная с этого времени встает вопрос о необходимости автоматизации.

Что такое автоматизация?

Это перевод всего учета на компьютеры. Компьютеры нужны для того, чтобы заносить в них всю информацию и получать полную картину происходящего в клинике.

Какие стороны работы клиники в первую очередь затрагивает автоматизация?

Самая первая и самая насущная проблема - это регистрация посетителей. Если администраторы это  делают в  бумажном варианте, то через короткое время тетрадь записей превращается в затасканный листок бумаги, где ничего нельзя разобрать.

Другой важный момент - вся информация, которая заносится в автоматизированную систему, тут же становится доступна всем, то есть и врачи могут посмотреть, как у них расписан день, и главврач клиники может посмотреть, как идет процесс лечения, и владелец клиники может посмотреть, как обстоят дела прежде всего с записью посетителей. Потому что самое главное в клинике - это пациенты, если они есть, клиника существует. Если по каким-то причинам запись останавливается, прекращается, то  соответственно клиника оказывается перед угрозой банкротства. Поэтому текущее отслеживание процесса записи важно переносить на автоматизированную систему, иначе при бумажном варианте ведения дел администратор и руководитель клиники заняты текущей работой и они не могут отслеживать, сколько больных было принято сегодня, сколько вчера, каковы тенденции.

Следующая ступень - это уровень врача. Как только пациент зашел в кабинет врача, врач должен полностью увидеть всю картину нынешнего состояния зубов и ранее проведенного лечения. Когда данный больной посещал клинику, что ему делали, какие есть рентгеновские снимки и так далее. Во время лечения врач может сделать дополнительные снимки, скажем, на визиографе, и соответственно посмотреть их через автоматизированную систему. К ней же можно подключить интраоральную видеокамеру  и посмотреть самому и показать пациенту состояние полости рта, делать фотографии и хранить в общей базе. Наконец, врач в компьютерном виде заносит все операции, которые он сделал, что позволяет быстро посчитать стоимость чека и данные передать в бухгалтерию. К слову, в последствии можно будет отследить и расход материалов по каждой операции, которую он выполнял.

Еще одна задача системы автоматизации - дать возможность  главврачу видеть все тенденции лечебного процесса. То есть какие операции наиболее востребованы, какие, наоборот, не пользуются спросом,  на что делать упор в рекламе, в продвижении клиники и самое важное - как осуществлять ценовую политику, потому что смена цен - хоть повышение, хоть снижение - очень деликатный процесс, который надо сразу же контролировать. Если у вас все это делается на бумаге, то контролировать совершенно невозможно. Все же, что  связано с автоматизированной системой, отслеживается легко и быстро.

Бухгалтерия - это самое уязвимое место каждой стоматологической поликлиник. Почему? Потому что существует масса возможностей нецелевого ухода денег. Когда учет ведется на бумаге, то «прошерстить» все выписанные чеки, связать их с бухгалтерскими документами и так далее - дело крайне сложное, для этого требуется внешний аудит, и только в этом случае владелец  клиники может быть уверен, что его деньги приходят именно к нему. В случае автоматизированной системы, завязанной на бухгалтерскую программу, это можно отслеживать хоть каждый день, но раз в месяц точно владелец клиники видит полную картину прихода денег и их расходования.

И, наконец, последняя (по очередности, но не по значимости) задача автоматизированной системы - это создание архива, то есть вы можете в любой момент поднять любой документ, любой случай спорных ситуаций, каких-либо замечаний контролирующих органов, чрезвычайных происшествий, которые имели место в стоматологической клинике. А ситуации бывают разные - человек может потерять сознание, может даже умереть в кресле, и причин может быть огромное количество. Требуется абсолютно точно установить диагноз: не было ли противопоказаний, кстати, автоматизированные системы могут сразу выводить  на экран монитора предупреждения для врача, когда в кресло садится пациент с  какими-либо противопоказаниями, - техника сразу выводит информацию о том, что этому пациенту нельзя колоть те или иные препараты. Соответственно,  в любой момент можно получить полный расклад по каждой  операции, по каждому посещению, когда это было и что предпринято врачом.

Более того, информация по каждому зубу заносится в личный файл пациента и хранится в архиве. Это позволяет постоянно контролировать состояние зубов, которые лечили несколько лет назад. Все врачи имеют доступ к общей информационной базе и могут увидеть цифровое изображение зуба на экране компьютера на своем рабочем месте.

Это основные задачи автоматизированной системы, ради которых ее стоит приобретать в обязательном порядке при превышении определенного порога в работе клиники.

Как определить, что порог, когда необходимо устанавливать автоматизированную систему, достигнут?

Достаточно просто - если главврач чувствует, что он не справляется с потоком претензий, замечаний, которые к нему идут, то клиника стоит на пороге того, чтобы перейти на автоматизированную систему.

Дополнительные преимущества работы с автоматизированной системой.

Наличие компьютеров позволяет перейти на другой уровень общения с пациентами, то есть вы можете сделать сайт клиники, через интернет обеспечить возможность записи в клинику, можете на сайте разместить цены, действующее расписание и оперативно менять какие-то предложения, рекламу и так далее.

Существенна роль маркетинговой составляющей, то есть вы можете отслеживать тенденции в работе клиники, готовить те или иные акции, которые будут в точности учитывать состояние вашего локального стоматологического рынка, «нарисованного» по расчетам автоматизированной системы.

Некоторые автоматизированные системы позволяют выдавать на основании показаний пациента теоретический план лечения с точным подсчетом стоимости. Одно дело врач дает листочки с разными планами лечения и другое дело - на мониторе высвечиваются три списка с итоговой суммой. Такая система - хороший помощник врачу в работе с пациентами с точки зрения продажи услуг. Врачи, как известно, не очень любят заниматься продажей услуг, но система помогает им, подсказывает, сколько что стоит.

В чем сложность создания автоматизированной системы?

Рождение автоматизированной системы - это многоплановое серьезное мероприятие. Оно требует целого набора подготовительных действий. Невозможно придти, распаковать какое-то устройство - и вся поликлиника начинает им пользоваться, становится автоматизированной.

Порядок действий следующий:

первое - закупка компьютеров и проведение локальной компьютерной сети, то есть проведение проводов к каждому рабочему месту и компьютеру, чтобы они работали как единое целое.

Второе - приобретение и установка самой программы, которая будет автоматизировать всю деятельность клиники. Соответственно ее нужно выбрать.

Третье - пригласить специалиста-компьютерщика, который настроит эту программу применительно к конкретной клинике, потому что сама по себе компьютерная система, если ее просто установить, работать не будет - ее нужно подстраивать под нужды конкретной клиники. Ни сами врачи, ни администраторы это сделать не смогут, нужен специалист.

Четвертое  - обучить всех абсолютно - от администратора, врачей и бухгалтера до главврача - все операции, которые они раньше выполняли на бумаге, теперь делать на компьютере.

Завершающая стадия - все элементы системы должно быть  оттестированы, проверены в работе. Важно, что с того момента, когда клиника переходит на работу в автоматизированном режиме, представитель автоматизированной системы, которую вы приобрели, должен целый месяц чуть ли не каждый день находиться в клинике и решать те вопросы, которые могут возникнуть. Обычно, вопросов возникает масса - это проблемы и  с компьютерами, и  с программами, но чаще всего с теми людьми, которые вводят неправильные данные, ошибаются и все это проявляется совершенно неожиданным образом. Поэтому большое значение имеет наладка системы, и только когда весь этот процесс отработан, можно говорить, что автоматизация сделана. Этот шаг весьма затратный по времени, по деньгам и по нервным издержкам. Нужно серьезно подготовиться, чтобы перейти на автоматизированную систему.

Не возникает ли необходимость такого специалиста по настройке системы держать в штате клиники постоянно?

Не исключено, что систему все время приходится  совершенствовать, какие-то ее элементы дорабатывать. Поэтому в идеале должен быть нанят системный администратор, который будет решать все эти вопросы. Если клиника большая, это нужно сделать однозначно, если клиника маленькая, стоит найти фирму, которая возьмет на обслуживание такую систему. По звонку из клиники от нее приходит специалист и решает проблемы. Никакие другие варианты не проходят, потому что если система останавливается, то практически замирает работа клиники. Во всяком случае она становится исключительно тяжелой.

Иными словами, если руководитель клиники хочет, чтобы система бесперебойно работала, должен быть найден специалист либо фирма  быстрого реагирования, которые оперативно приедут и устранят неполадки. В принципе все проблемы с компьютерными системами устраняются  достаточно быстро, если человек квалифицированный и знает эту систему.

Если одна фирма установила систему, ввела ее в действие, а другая ее обслуживает, - могут возникнуть проблемы?

Если фирма опытная, никаких вопросов не возникнет, потому что ее сотрудники при необходимости свяжутся с разработчиками и решат все проблемы. Как правило, те системы, которые долго присутствуют на рынке, достаточно отлажены для того, чтобы у них не было «тупых» ошибок.

И крупные фирмы организуют в крупных городах что-то вроде служб поддержки на месте, они напрямую не являются сотрудниками организаций, но по взаимной договоренности они их обучают и один человек в конкретном  городе ведет несколько клиник.

Надо сказать, что при выборе системы самый главный критерий - не то, что она может, а самое главное - поддержка системная. Лучше, если есть фирма поблизости со службой сервиса, которая знает какую-то систему, то есть обслуживания - лучше пойти на то, пусть ставят ту систему, какую знают. Если систему поставили, а обслуживания нет, все это может прекрасно умереть.

Во что обходится сегодня, сколько стоит создание такой системы по минимуму?

Минимум - 30 тысяч рублей. Но это решение - мы вам даем программу и вы с ней сами разбирайтесь. Реальность начинается от 100 тысяч рублей. Это программа, обучение.

Железо - 20 тысяч на рабочее место, как минимум 5 рабочих мест - 5 компьютеров, то есть 100 тысяч на железо и плюс в месяц минимум 10 тысяч сервис. Но можно найти и за 5 тысяч в месяц. Это минимум.

Что может клиника экономить, поставив автоматизированную систему, насколько ее работа становится эффективнее. Есть ли цифры, примеры.

Цифр примеров нет, тут нужно идти от обратного. Обычно как только клиника начинает вырастать, сразу возникает масса проблем, разборов и потерь  времени на все эти нестыковки, их через некоторое время становится миллион - самое банальное записали двух людей на одно время. Или врач ушел в отпуск, а на него сделали кучу записей. Не заказали нужного материала. И вся работа остановилась. И через некоторое время сразу видны признаки, что клинике пора автоматизироваться.

Таких признаков несколько:

самый ключевой признак - люди остаются после работы - и администраторы и врачи, чтобы разобраться, что сегодня было.

Второе - постоянно идут жалобы, что не хватает вот этого вот этого и вот этого.

Третье - опасный признак - что хорошая посещаемость, нормально все идет, а нет денег. Так не должно быть. Скорей всего есть где-то финансовые утечки, просто так их отследить очень тяжело.

Или такой вариант - человек звонит, хочет записаться а записаться не может, ему говорят места заняты, а если он приходит вручную ножками, места появляются, это говорит об организации записи загрузке кресел, простейшим способом для владельца посчитать эффективность автоматизации - это прикинуть возможную загрузку кресел и реальную загрузку сейчас. Но есть и масса косвенных эффектов, о которых владельцы клиник даже не догадываются.

Кто в первую очередь заинтересован в установке в клинике автоматизированной системы?

Владелец клиники.

Другие не заинтересованы - ни врачи,  ни главврач?

Все остальные, если чуть-чуть поработают в автоматизированной системе, дальше от нее не откажутся никогда. Любой человек, который хоть раз почувствовал, что такое нормальная, грамотная работа, когда все под рукой, все удобно, все можно посмотреть, с этого момента без автоматизированной системы он работать не может, более того много примеров из практики, когда идет внедрение автоматизированной системы, а оно идет в сильным противодействием со стороны персонала, но ее проводят твердой рукой руководители. Через некоторое время, начали работать, прошло, скажем, полгода, и теперь как только малейший сбой или остановка все, которые сами работают и которые возмущались и говорили что это не нужно, теперь когда работают на ней, сами звонят и просят срочно срочно восстанавливайте, мы можем работать только так.

В принципе и врачи, и главврач должны быть заинтересованы  в том, чтобы такая система была создана и работала эффективно?

Заинтересовано абсолютно все, но пока они этого не понимают не попробовали перестроиться бывает сложно, но затем работать иначе, то есть без автоматизированной системы они уже не смогут. К хорошему очень быстро привыкаешь.

Субъективно понятно - руководитель может отслеживать эффективность работы клиники, расход материалов, контролировать зарплату, главврач видит всю картину, что происходит, что делается в любой момент, кто из врачей чем занят. Врач тоже самое - заходя в автоматизированную систему, он тут же видит историю болезни, любые снимки, легко подготовить и просчитать план лечения и в любой момент происходит документирование его работы и в случае конфликта у него всегда есть серьезные неопровержимые документы в виде снимков. В принципе заинтересованы все.

Этой системой кто пользуется - руководитель клиники, главврач, администратор, врачи, кто еще? Возможно, зуботехники. Некоторые системы  - бухгалтерии. Заказ материалов, обычно сестра-хозяйка этим занимается. Система работает обычно внутри клиники. И вот еще важный момент - не существует полной бухгалтерии внутри автоматизированной системы, потому что бухгалтерия работает сама по себе, потому что она сильно завязана на налоговые законодательства, которые никак не отражены, что это именно стоматология. Это отдельная программа  и мы о ней не говорим. Речь идет об автоматизированной системе клиники. И здесь в отношении бухгалтерии только начисление зарплаты.  А вот сам расчет всяких там пенсионных  и прочее делает бухгалтерская программа.

Заговорили о зуботехнике. Сегодня зуботехника сильно зависит о т компьютерных систем. Системы компьютерного моделирования. Теперь врач делает снимки зуба и отправляет их зуботехнику. Это слишком дорого и об этом пока рано говорить. Пока по прежнему врач делает слепок несет его зуботехнику и тот делает по нему необходимое изделие. Но в принципе компьютерная система может это делать хорошо, но это системы совсем другого класса. Они очень дорогие, премиум класса, они сегодня единичные и пока о них говорить рано, это скорее как перспектива, экзотика.

 

123

Заказать индивидуальную консультацию Акимова
Виктора Владимировича

 

Консилиум - реклама и развитие стоматологии. Как открыть, лицензировать, рекламировать и продвигать клинику или кабинет.

 

Учебные пособия

НОВИНКА

Как открыть
и сделать
прибыльной
стоматологическую

клинику
(Полный учебный
курс с пошаговой
программой)

стоматология пациенты

Как открыть
стоматологическую

клинику
(практическое
руководство
с пошаговой
программой)
стоматология пациенты

Как добиться
максимальной
прибыльности
стоматологической
клиники
(практическое
руководство
с пошаговой
программой)
стоматологическая клиника администратор

Как сделать
рекламу
стоматологической
клиники
эффективной
(практическое
руководство
с пошаговой
программой)
стоматологическая клиника администратор

Как подготовить
хорошего
администратора
стоматологии
(практическое
руководство
с пошаговой
программой)
стоматологическая клиника администратор

Как добиться
от сайта
стоматологии
высокой
отдачи
(практическое
руководство
с пошаговой
программой)
стоматологическая клиника администратор

Как работать
с недовольными
пациентами
стоматологии
(практическое
руководство
с пошаговой
программой)
стоматологическая клиника администратор

Журналы

стоматология журнал консилиум

 

КОНСИЛИУМКИ

Прибыль стоматологии 2015: стоит ли сегодня рассчитывать на доходность стоматологической клиники?

 

Открыть стоматологию в кризис: 2 ошибки, которые лишают стоматологическую клинику прибыли

 

Прибыль стоматологии: 4 принципа, которые лучше нарушить, чтобы поднять прибыль стоматологической клиники

 

Открыть стоматологический кабинет в 2016: велик ли шанс выжить?

 

Прибыль стоматологии: 3 главных ошибки современной стоматологической клиники

 

Администратор стоматологии 2015: 3 правила, которым  не стоит следовать администратору стоматологической клиники

 

Доход стоматологии: 2 причины спада и 3 условия повышения

 

Администратор стоматологии: 3 правила успешной работы стоматологической клиники

 

Реклама стоматологии 2015: 3 тенденции последнего времени

 

Выставка стоматологии апрель 2015: уроки и предостережения


Реклама стоматологии в кризис: вспомним 2 старых добрых метода продвижения стоматологической клиники

 

Реклама стоматологии: 2 правила работы стоматологической клиники с «раздаткой»

 

Открытие стоматологии: как рассчитать расходы на рекламную кампанию стоматологической клиники

 

10 + 1 способ повышения прибыльности стоматологической клиники


Открыть стоматологию в кризис: к чему надо быть готовым?

 

Стоматология 2015: тенденции первых месяцев нового года

 

Доходность стоматологической клиники в условиях экономической нестабильности: в чем основная причина неудач?

 

Что показал стоматологический форум в сентябре 2015: каковы перспективы российской стоматологии?

 

Открытие стоматологии: как выбрать помещение для стоматологической клиники?

 

Стоматология и стоматологические выставки: каковы резоны участия?

 

Прибыльность стоматологии сегодня: первые шаги по ее повышению

 

Открытие стоматологии: начинаем заниматься рекламой стоматологической клиники. Первый шаг.

 

Открытие стоматологии: когда самое время приступить к рекламе стоматологической клиники? (3 этап)